Данная политика определяет допустимое использование электронной почты (email) в компании.
Настоящая политика является частью корпоративного менеджмента компании и распространяется на все корпоративные почтовые системы.
Электронная почта одно из самых важных средств коммуникации в деловом мире. Сообщения быстро и удобно передаются по внутренним сетям и всему миру через интернет. Тем не менее, существуют риски при ведении бизнеса с помощью электронной почты, так как по сути электронная почта небезопасна, особенно за пределами корпоративной сети. Сообщения могут быть перехвачены, записаны, прочитаны, изменены и перенаправлены кому угодно, а иногда просто пропасть. Случайные комментарии могут быть поняты неправильно и привести к нарушению контрактов или судебным разбирательствам.
А. Пользователи электронной почты должны избегать деятельность, нарушающую информационную безопасность.
Б. Корпоративная электронная почта должна использоваться в рамках должностных обязанностей. Все сообщения электронной почты в информационных системах и сетях считаются собственностью компании.
1. Не используйте электронную почту:
2. Проявляйте профессиональное благоразумие при использовании электронной почты. Придерживайтесь общепринятых правил этикета при работе с электронной почтой (см. Правила безопасности электронной почты). Тщательно проверяйте сообщения перед отправкой, особенно при общении с внешними контрагентами.
3. Не раскрывайте без необходимости возможно непубличную информацию в сообщениях, уходящих за пределы компании.
4. Сообщения электронной почты автоматически сканируются в информационных системах на наличие вредоносных программ, спама и нешифрованной служебной или личной информации. К сожалению, процесс сканирования недостаточно эффективен (например, сжатые и шифрованые сообщения не могут быть полностью просканированы), поэтому нежелательная/сомнительная почта иногда попадает к пользователям. Удаляйте такие сообщения или сообщайте о них в службу поддержки.
5. Сотрудники не должны перехватывать, игнорировать, изменять, удалять, сохранять или публиковать сообщения кроме случаев, санкционированных руководством или в целях администрирования ИТ систем.
6. Ограниченное использование корпоративной электронной почты разрешается под ответственность руководства, учитывая, что это носит случайный и непостоянный характер и не мешает выполнению должностных обязанностей. Все сообщения, отправляемые в корпоративных системах и сетях подвергаются автоматическому сканированию и могут быть помещены в карантин и/или просмотрены уполномоченными сотрудниками.
7. Не используйте веб-сервисы Gmail, Hotmail, Yahoo или похожие почтовые системы третьих сторон (обычно называемые «вебмайл») в служебных целях. Не пересылайте и не перенаправляйте корпоративную электронную почту на внешние почтовые системы/системы третьих сторон. Вы можете пользоваться вашим личным почтовым ящиком с использованием корпоративных систем под ответственность руководства с учетом, что этот вид использования почты крайне ограничен и не считается личным использованием (см. выше).
8. Рационально подходите к числу и размеру сообщений которые вы отправляете и храните. Периодически очищайте ваш почтовый ящик, удаляя старые сообщения, которые больше не нужны и перемещая необходимые сообщения в соответствующие почтовые папки. Отправляйте важные письма в архив в соответствие с политикой архивирования почты.
Управление информационной безопасности отвечает за соблюдение требований настоящей политики. Будучи в тесной связи с другими бизнес-функциями управление ответственно за образовательную деятельность, имеющую целью повысить уровень осведомленности и понимания ответственности, обозначенной в данной политике.
Департамент ИТ отвечает за организацию, конфигурирование, использование и обслуживание оборудования для работы с электронной почтой (включая антиспам, антивирус и другие фильтры) в соответствие с данной политикой.
Служба ИТ поддержки отвечает за помощь сотрудникам в использовании электронной почты и служит центральным пунктом сбора сообщений об инцидентах с использованием электронной почты.
Все сотрудники, имеющие отношение к настоящей политике, несут ответственность за соблюдение данной и остальных корпоративных политик. Настоящая политика также относится к сотрудникам третьих организаций, работающих в тех же условиях независимо от того связаны ли они с политикой информационной безопасности компании явно (например, особыми пунктами контрактов) или не явно (например, общепринятыми нормами поведения).
Компания имеет право оценки выполнения требований настоящей политики в любое время.
| Соответствие | |
|---|---|
| Описание политик информационной безопасности | Описывает набор правил безопасности в соответствие с ISO/IEC 27002, международным стандартным документом по практике управления информационной безопасностью |
| Политика архивирования электронной почты | Разъясняет правила создания резервных копий, архивов и восстановления важных сообщений |
| Правила безопасного использования электронной почты, лучшие решения и т. д. | Основные советы пользователям электронной почты, впервые вышедшие в сентябре 2007 года в рамках программы ознакомления с правилами информационной безопасности. Включает в себя правила почтового этикета, обращение с мошенническими и содержащими вирусы письмами и т. д. |
За дальнейшей информацией по настоящей политике и соблюдению требований информационной безопасности в целом, обращайтесь к менеджеру по информационной безопасности. Различные стандарты, процедуры, правила и другие материалы в отношение настоящей и других политик информационной безопасности находятся в справочнике по информационной безопасности организации, на корпоративном интранет-сайте и у менеджера по информационной безопасности. Сотрудники департамента ИТ и информационной безопасности также могут оказать поддержку при применении этой политики, обращайтесь к своему начальнику или в службу техподдержки.