Политика использования электронной почты

Данная политика определяет допустимое использование электронной почты (email) в компании.

Настоящая политика является частью корпоративного менеджмента компании и распространяется на все корпоративные почтовые системы.

Электронная почта одно из самых важных средств коммуникации в деловом мире. Сообщения быстро и удобно передаются по внутренним сетям и всему миру через интернет. Тем не менее, существуют риски при ведении бизнеса с помощью электронной почты, так как по сути электронная почта небезопасна, особенно за пределами корпоративной сети. Сообщения могут быть перехвачены, записаны, прочитаны, изменены и перенаправлены кому угодно, а иногда просто пропасть. Случайные комментарии могут быть поняты неправильно и привести к нарушению контрактов или судебным разбирательствам.

А. Пользователи электронной почты должны избегать деятельность, нарушающую информационную безопасность.

Б. Корпоративная электронная почта должна использоваться в рамках должностных обязанностей. Все сообщения электронной почты в информационных системах и сетях считаются собственностью компании.

1. Не используйте электронную почту:

• Для отправки конфиденциальной/секретной информации если она не зашифрована криптографическим ПО, разрешенным к использованию в компании;
• Для создания, отправки, пересылки или хранения сообщений или вложений, которые могут считаться незаконными или оскорбительными простыми людьми, например, материалы сексуального характера, расистские, дискредитирующие, оскорбительные, непристойные, уничижительные, дискриминационные, угрожающие, беспокоящие или иные подобные сообщения;
• Для установления отношений с третьими сторонами, например, для заключения контрактов на покупку или продажу, отправки предложений о работе или прайс-листов, если это не входит в ваши служебные обязанности. Не изменяйте и не удаляйте уведомления, автоматически вставляемые в конце писем;
• В личных и благотворительных целях, не связанных с бизнесом организации;
• Образом, который может быть интерпретирован как официальная позиция или высказывание организации;
• Для отправки сообщения с чужого почтового ящика или от чужого имени (включая использование поддельного поля «ОТ»). Если это позволено руководством, секретарь может отослать письмо от имени сотрудника, подписав письмо собственным именем, указав по чьему поручению оно было отправлено.
• Для рассылки любых подрывных, оскорбительных, неэтичных, незаконных или иначе недопустимых материалов, включая оскорбительные комментарии по поводу расы, пола, цвета, инвалидности, возрасте, сексуальной ориентации, порнографии, терроризма, религиозных убеждений и верований, политических убеждений или о национальном происхождении, гиперссылок или других ссылок на неприличные или очевидно оскорбительные веб-сайты и подобные материалы, шутки, массовые рассылки, предупреждений о вирусах и розыгрышей, обращений о помощи, вирусов или другого злонамеренного программного обеспечения;
• В любых других незаконных, неэтичных и неразрешенных целях.

2. Проявляйте профессиональное благоразумие при использовании электронной почты. Придерживайтесь общепринятых правил этикета при работе с электронной почтой (см. Правила безопасности электронной почты). Тщательно проверяйте сообщения перед отправкой, особенно при общении с внешними контрагентами.

3. Не раскрывайте без необходимости возможно непубличную информацию в сообщениях, уходящих за пределы компании.

4. Сообщения электронной почты автоматически сканируются в информационных системах на наличие вредоносных программ, спама и нешифрованной служебной или личной информации. К сожалению, процесс сканирования недостаточно эффективен (например, сжатые и шифрованые сообщения не могут быть полностью просканированы), поэтому нежелательная/сомнительная почта иногда попадает к пользователям. Удаляйте такие сообщения или сообщайте о них в службу поддержки.

5. Сотрудники не должны перехватывать, игнорировать, изменять, удалять, сохранять или публиковать сообщения кроме случаев, санкционированных руководством или в целях администрирования ИТ систем.

6. Ограниченное использование корпоративной электронной почты разрешается под ответственность руководства, учитывая, что это носит случайный и непостоянный характер и не мешает выполнению должностных обязанностей. Все сообщения, отправляемые в корпоративных системах и сетях подвергаются автоматическому сканированию и могут быть помещены в карантин и/или просмотрены уполномоченными сотрудниками.

7. Не используйте веб-сервисы Gmail, Hotmail, Yahoo или похожие почтовые системы третьих сторон (обычно называемые «вебмайл») в служебных целях. Не пересылайте и не перенаправляйте корпоративную электронную почту на внешние почтовые системы/системы третьих сторон. Вы можете пользоваться вашим личным почтовым ящиком с использованием корпоративных систем под ответственность руководства с учетом, что этот вид использования почты крайне ограничен и не считается личным использованием (см. выше).

8. Рационально подходите к числу и размеру сообщений которые вы отправляете и храните. Периодически очищайте ваш почтовый ящик, удаляя старые сообщения, которые больше не нужны и перемещая необходимые сообщения в соответствующие почтовые папки. Отправляйте важные письма в архив в соответствие с политикой архивирования почты.

Управление информационной безопасности отвечает за соблюдение требований настоящей политики. Будучи в тесной связи с другими бизнес-функциями управление ответственно за образовательную деятельность, имеющую целью повысить уровень осведомленности и понимания ответственности, обозначенной в данной политике.

Департамент ИТ отвечает за организацию, конфигурирование, использование и обслуживание оборудования для работы с электронной почтой (включая антиспам, антивирус и другие фильтры) в соответствие с данной политикой.

Служба ИТ поддержки отвечает за помощь сотрудникам в использовании электронной почты и служит центральным пунктом сбора сообщений об инцидентах с использованием электронной почты.

Все сотрудники, имеющие отношение к настоящей политике, несут ответственность за соблюдение данной и остальных корпоративных политик. Настоящая политика также относится к сотрудникам третьих организаций, работающих в тех же условиях независимо от того связаны ли они с политикой информационной безопасности компании явно (например, особыми пунктами контрактов) или не явно (например, общепринятыми нормами поведения).

Компания имеет право оценки выполнения требований настоящей политики в любое время.

За дальнейшей информацией по настоящей политике и соблюдению требований информационной безопасности в целом, обращайтесь к менеджеру по информационной безопасности. Различные стандарты, процедуры, правила и другие материалы в отношение настоящей и других политик информационной безопасности находятся в справочнике по информационной безопасности организации, на корпоративном интранет-сайте и у менеджера по информационной безопасности. Сотрудники департамента ИТ и информационной безопасности также могут оказать поддержку при применении этой политики, обращайтесь к своему начальнику или в службу техподдержки.